DATENSCHUTZERKLÄRUNG & Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für sämtliche Verträge zwischen der New Age Media GmbH (nachfolgend "Anbieterin") und ihren Auftraggeberinnen und Auftraggebern (nachfolgend "Kunde") betreffend Event-, Marketing- und Kommunikationsdienstleistungen. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn die Anbieterin ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

2. Vertragsabschluss

Angebote der Anbieterin sind freibleibend und unverbindlich, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet. Ein Vertrag kommt durch schriftliche Auftragsbestätigung der Anbieterin oder durch den tatsächlichen Beginn der Leistungserbringung zustande. Mündliche Nebenabreden bedürfen zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Bestätigung.

3. Leistungsumfang

Art, Umfang und Zeitpunkt der zu erbringenden Leistungen (u. a. Eventkonzeption, -planung, -organisation und -durchführung, Kreation, Mediaplanung, Social-Media- und Kampagnenmanagement) ergeben sich abschliessend aus der jeweiligen Auftragsbestätigung bzw. dem Leistungsbeschrieb. Änderungen oder Erweiterungen des Leistungsumfangs bedürfen der schriftlichen Vereinbarung und können zu einer Anpassung des Honorars und der Termine führen.

4. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde stellt der Anbieterin rechtzeitig sämtliche für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Unterlagen, Freigaben, Zugänge und Entscheide zur Verfügung. Verzögerungen, Mehraufwand oder Terminverschiebungen, die auf eine verspätete oder unterlassene Mitwirkung des Kunden zurückzuführen sind, gehen nicht zulasten der Anbieterin und können zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

5. Preise und Zahlungsbedingungen

Alle Preise verstehen sich in Schweizer Franken (CHF) exklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart. Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum netto ohne Abzug zahlbar.

Bei Zahlungsverzug werden Verzugszinsen von [X% p.a.] sowie Mahnspesen von [CHF X] pro Mahnung fällig.

Für Veranstaltungen behält sich die Anbieterin vor, bei Auftragsbestätigung eine Anzahlung von [z. B. 50%] des vereinbarten Honorars zu verlangen; die Restzahlung ist vor bzw. nach der Veranstaltung gemäss Vereinbarung fällig.

6. Stornierung und Absage von Events

Storniert der Kunde einen bestätigten Auftrag, gelten – sofern im Einzelvertrag nichts anderes vereinbart wurde – folgende Fristen und Kostenfolgen (in Prozent des vereinbarten Honorars):

●        Stornierung bis [X] Tage vor Veranstaltungsbeginn: [X]% des Honorars

●        Stornierung bis [X] Tage vor Veranstaltungsbeginn: [X]% des Honorars

●        Stornierung weniger als [X] Tage vor Veranstaltungsbeginn oder Nichterscheinen: 100% des Honorars

Bereits durch die Anbieterin gegenüber Dritten (Locations, Lieferantinnen, Künstlerinnen, Technikpartnerinnen usw.) eingegangene Verpflichtungen bzw. geleistete Zahlungen sind vom Kunden in jedem Fall vollumfänglich zu ersetzen, unabhängig von den vorstehenden Stornosätzen.

7. Höhere Gewalt

Kann eine Veranstaltung infolge höherer Gewalt (namentlich Naturereignisse, behördliche Anordnungen, Epidemien/Pandemien, Streiks, Krieg oder vergleichbare unvorhersehbare Ereignisse ausserhalb des Einflussbereichs der Parteien) nicht wie geplant durchgeführt werden, suchen die Parteien einvernehmlich eine Lösung (Verschiebung, Anpassung des Konzepts oder Absage). Bereits erbrachte Leistungen sowie nachweislich entstandene und nicht rückforderbare Kosten der Anbieterin sind vom Kunden zu vergüten.

8. Nutzungs- und Urheberrechte

Sämtliche im Rahmen des Auftrags erstellten Konzepte, Kreationen, Texte, Bild-, Ton- und Videomaterialien sowie sonstigen Werke bleiben bis zur vollständigen Bezahlung des vereinbarten Honorars im Eigentum der Anbieterin. Nach vollständiger Zahlung erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den vertraglich vereinbarten Zweck. Eine darüberhinausgehende Nutzung, Bearbeitung, Vervielfältigung oder Weitergabe an Dritte bedarf der vorgängigen schriftlichen Zustimmung der Anbieterin. Nicht beauftragte, abgelehnte oder nicht realisierte Konzepte und Entwürfe verbleiben in jedem Fall im Eigentum der Anbieterin.

9. Foto- und Videoaufnahmen an Veranstaltungen

Die Anbieterin ist berechtigt, im Rahmen von Veranstaltungen Foto- und Videoaufnahmen zu Dokumentations- und Marketingzwecken (u. a. für Website, Social Media und Referenzzwecke) zu erstellen und zu verwenden, soweit dies vertraglich nicht ausgeschlossen wurde. Der Kunde stellt sicher, dass Teilnehmende der Veranstaltung in geeigneter Form (z. B. Hinweis am Eingang, Einwilligungserklärung) über die Aufnahmen informiert werden bzw. – soweit gesetzlich erforderlich – ihre Einwilligung eingeholt wird. Näheres regelt Teil C dieses Dokuments (Datenschutzerklärung).

10. Haftung

Die Anbieterin haftet gegenüber dem Kunden nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit sowie für indirekte Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn wird, soweit gesetzlich zulässig, wegbedungen. Für Leistungen Dritter (z. B. Locations, Cateringbetriebe, Technikpartnerinnen), die im Namen und auf Rechnung des Kunden beauftragt werden, haftet die Anbieterin nicht.

11. Geheimhaltung und Datenschutz

Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nicht ohne vorgängige schriftliche Zustimmung an Dritte weiterzugeben. Die Bearbeitung von Personendaten erfolgt gemäss der in Teil C dieses Dokuments enthaltenen Datenschutzerklärung.

12. Vertragsdauer und Kündigung

Bei Rahmenverträgen bzw. Dauerschuldverhältnissen gilt, sofern nichts anderes vereinbart wurde, eine Kündigungsfrist von [X Monaten] auf Ende eines Quartals bzw. Kalenderjahres. Das Recht beider Parteien zur ausserordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt in jedem Fall vorbehalten.

13. Änderung dieser AGB

Die Anbieterin behält sich vor, diese AGB jederzeit anzupassen. Massgebend ist jeweils die im Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültige Fassung, welche auf der Website der Anbieterin abrufbar ist.

14. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht unter Ausschluss des Wiener Kaufrechts (CISG). Ausschliesslicher Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, [Zürich].

15. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine gültige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Teil C — Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung entspricht dem seit 1. September 2023 geltenden revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und berücksichtigt, soweit anwendbar, die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne dieser Erklärung ist:

New Age Media GmbH, Buchzelgstrasse 76, 8053 Zurich, Schweiz — office@newagemedia.ch

Wir behandeln Ihre Personendaten vertraulich und im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), der zugehörigen Verordnung (DSV) sowie, soweit deren Anwendungsbereich eröffnet ist, der EU-DSGVO.

2. Grundsätze der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen von Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Richtigkeit, Transparenz sowie Datensicherheit. Wir bearbeiten nur diejenigen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Datenminimierung).

3. Rechtsgrundlagen

Soweit die EU-DSGVO zur Anwendung gelangt, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO): Einwilligung (lit. a), Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Massnahmen (lit. b), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (lit. c), Schutz lebenswichtiger Interessen (lit. d) sowie Wahrung berechtigter Interessen (lit. f), namentlich unser Interesse an der Bereitstellung unserer Website, an Informationssicherheit sowie an der Durchführung und Bewerbung unserer Event- und Marketingdienstleistungen. Nach Schweizer DSG bearbeiten wir Personendaten, wenn und soweit dies zur Erfüllung eines Vertrags, zur Wahrung berechtigter Interessen oder gestützt auf Ihre Einwilligung zulässig ist.

4. Welche Daten wir bearbeiten und zu welchen Zwecken

a) Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Daten gespeichert (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Browsertyp, Betriebssystem, verweisende Website, verwendete Suchbegriffe) zu Zwecken der Systemadministration, Sicherheit und Statistik. Ein direkter Rückschluss auf Ihre Person erfolgt dabei grundsätzlich nicht.

b) Kunden- und Auftragsdaten

Im Rahmen der Vertragsanbahnung und -abwicklung bearbeiten wir Namen, Firmenangaben, Kontaktdaten sowie Vertrags-, Bestell- und Rechnungsdaten unserer Kundinnen und Kunden zur Vertragserfüllung sowie zur Erfüllung gesetzlicher (u. a. buchhalterischer) Pflichten.

c) Event-Teilnehmerdaten

Für die Organisation, Anmeldung, Zutrittskontrolle und Durchführung von Veranstaltungen bearbeiten wir Daten von Teilnehmenden (u. a. Name, Kontaktdaten, ggf. Ernährungs- oder Zugangsbedürfnisse), soweit dies für die jeweilige Veranstaltung erforderlich ist.

d) Newsletter und Direktmarketing

Für den Versand von Newslettern und Marketingmitteilungen bearbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere freiwillig angegebene Interessensangaben, gestützt auf Ihre Einwilligung bzw. auf eine bestehende Kundenbeziehung im Sinne von Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG. Sie können sich jederzeit kostenlos über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns abmelden.

e) Bewerbungsdaten

Bewerben Sie sich bei uns, bearbeiten wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eingereichten Personendaten (u. a. Lebenslauf, Zeugnisse, Kontaktdaten) ausschliesslich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens; nach dessen Abschluss werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder Sie einer längeren Aufbewahrung zugestimmt haben.

f) Foto- und Videoaufnahmen an Events

Im Rahmen von Veranstaltungen erstellen wir Foto- und Videoaufnahmen zu Dokumentations- und Marketingzwecken (u. a. Website, Social Media, Referenzen). Auf entsprechende Aufnahmen wird an Veranstaltungen in geeigneter Form hingewiesen; soweit gesetzlich erforderlich, holen wir die Einwilligung der betroffenen Personen ein. Widersprüche gegen eine Veröffentlichung können jederzeit an office@newagemedia.ch gerichtet werden.

5. Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Personendaten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. an Locations, Cateringpartnerinnen, Technikdienstleisterinnen im Rahmen einer Veranstaltung), wir gesetzlich, durch behördliche oder gerichtliche Anordnung dazu verpflichtet sind, oder Sie eingewilligt haben. Externe Dienstleisterinnen (Auftragsbearbeiterinnen, z. B. Hosting-, IT- und Newsletter-Anbieterinnen) werden vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

6. Analyse-Tools

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc./Google Ireland Limited. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Nutzung unserer Website ermöglichen. Die dadurch erzeugten Informationen (u. a. Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Zeitpunkt der Serveranfrage) werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert; sofern verfügbar, ist die IP-Anonymisierung aktiviert. Google verwendet diese Informationen, um unsere Nutzung der Website auszuwerten und Reports zusammenzustellen. Sie können die Speicherung von Cookies durch entsprechende Einstellungen Ihrer Browser-Software verhindern; ein Opt-out-Add-on von Google finden Sie unter http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

7. Social-Media-Plug-ins

Wir binden auf unserer Website Plug-ins folgender sozialer Netzwerke ein: Facebook (Meta Platforms Inc.), Twitter/X (X Corp.), LinkedIn (LinkedIn Corporation) und Xing (New Work SE). Beim Aufruf einer Seite mit einem solchen Plug-in wird eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Server des jeweiligen Netzwerks hergestellt, wodurch das Netzwerk Kenntnis vom Besuch unserer Seite erhält, auch wenn Sie kein Profil besitzen oder nicht eingeloggt sind. Sind Sie eingeloggt, kann der Besuch Ihrem Profil zugeordnet werden. Zweck und Umfang der Datenbearbeitung durch diese Anbieterinnen sowie Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie deren jeweiligen Datenschutzerklärungen.

8. Google Maps

Auf unserer Website nutzen wir Google-Maps-Dienste der Google LLC. Dabei kann Google Informationen über Ihren tatsächlichen Standort verarbeiten (u. a. via IP-Adresse). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

9. Datenbearbeitung im Ausland

Im Rahmen der vorstehend genannten Dienste (u. a. Google, Meta, LinkedIn, X, Newsletter-Anbieterinnen) können Personendaten auch in Staaten ausserhalb der Schweiz und des EWR, namentlich in die USA, übermittelt werden. Wir stellen sicher, dass in solchen Fällen ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln oder das Bestehen eines Angemessenheitsbeschlusses.

10. Aufbewahrungsdauer

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z. B. handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel 10 Jahren für Buchhaltungsunterlagen). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Verfälschung zu schützen. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann und ein lückenloser Schutz technisch nicht möglich ist.

12. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere folgende Rechte: Auskunft über die bearbeiteten Personendaten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Bearbeitung gestützt auf berechtigte Interessen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an office@newagemedia.ch, zusammen mit einem geeigneten Identitätsnachweis.

13. Meldung von Datenschutzverletzungen

Kommt es zu einer Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder Grundrechte betroffener Personen führt, melden wir dies, soweit gesetzlich vorgeschrieben, dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) sowie, falls erforderlich, den betroffenen Personen.

14. Minderjährige

Sofern im Rahmen unserer Veranstaltungen Daten von minderjährigen Teilnehmenden bearbeitet werden, holen wir, soweit erforderlich, die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein.

15. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.

Wallisellen, 24. November 2021